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株式会社スリーマストは特許業務法人浅村特許事務所の関連会社として、特許翻訳・特許図面作成及び特許関連資料の電子化を行っています。

株式会社スリーマスト

スキャン作業の流れPROCESS


1. 書類確認・仕様打ち合わせ・書類の発送方法ご確認

スキャンする書類の状態(ホチキス留め、付箋紙の貼付、保管状態、劣化状態等)を弊社にて確認させて頂きます。
その後、書類の取り扱い、ならびにスキャン仕様(解像度や色調等の仕様)、納期等についてヒアリングをさせて頂きます。
また、書類の発送については、基本的にはお客様にて書類の梱包及び宅配便等による発送をお願いしておりますが、大量の書類や、機密書類の取扱い等の状況により宅配便を利用できない場合もございますので、発送方法はご相談に応じさせて頂きます。弊社近郊であれば引取りにお伺いする事も可能ですので、お客様とお打ち合わせの上決定させて頂きます。


2. お見積書・仕様書の作成

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スキャンする書類の状態を確認した後、正確なお見積りを算出させて頂きます。 また、お客様からヒアリングした内容をもとにスキャンの仕様書を提出させて頂きます。


3. サンプル確認・ご発注

スキャンの品質確認、ならびに仕様を確定する為に、弊社にて一部分ピックアップした書類をスキャンし、お客様へご確認頂きます。サンプルでスキャンする書類についてご要望があればご指定下さい。スキャンの仕様、ならびにお見積り金額が確定した後にご発注頂きます。
また、機密情報を扱うケースもありますのでご発注の際は守秘義務契約を締結させて頂きます。


4. 書類の発送・お預かり

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お客様とお打ち合わせの上決定した発送方法にて、書類をお預かりいたします。また、お預かりした書類が紛失、破損等していないか、弊社にて確認させて頂きます。


5. 書類整理作業

お客様よりお預かりした書類の枚数と、スキャンした枚数に相違がないか確認する為に、書類の状態を1枚ずつ確認し枚数をカウントします。
あわせて、クリップやホチキス留め、付箋紙等が付いている書類に関しては、スキャンする為に一度全て外します。また、弊社指定の作業工程表を書類単位毎に作成し、これを基に作業を進めます。


6. スキャン作業

弊社のスキャンは、専用の高速スキャナを使用しております。
作業工程表を基に、書類の枚数とスキャンした枚数に相違がないかチェックを行いながら、仕様通りに高品質なスキャン作業を行います。また、スキャン状態のチェック(傾き、鮮明度等の確認)も実施し、必要に応じて修正します。


7. 画像編集及び検査作業

必要に応じて、スキャンしたデータをお客様ご指定のファイル形式へ変換します。
変換したファイルの頁数とスキャンした枚数のチェックを行い、スキャン漏れがないか確認します。あわせて、専門スタッフによる画像検査(傾き、鮮明度等の確認)を行い、お客様からご指定のあるオプション項目についても実施します。
なお、書類と変換したファイルを1頁ずつ照合するオプション検査もご用意しております。


8. スキャンデータのご納品

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お客様ご指定の方法によるスキャンデータの納品を実施します。
一般的にはCD,DVD等による納品となりますが、USB、HDD等による納品も可能です。その他お客様のご要望があれば対応させて頂きます。


9. 書類(原本)の廃棄及び返却

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スキャン後の書類廃棄をご希望するお客様は、書類の溶解処理を行わせて頂きます。 弊社指定のリサイクルセンターに弊社社員が同行し、溶解処理を確認し機密書類を確実に処理したことを保証する溶解証明書を必要に応じて発行させて頂きます。
また、スキャン後の書類復元をご希望するお客様は、書類をスキャン前の状態に復元して返却させて頂きます。

※書類によってはスキャン前の状態に復元できない場合があります。
※書類の溶解、復元処理は有償対応となります。